Giải pháp quản lý lương thưởng và hồ sơ nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

September 26, 2025

Quản lý lương thưởng luôn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự. Một hệ thống tính lương minh bạch, quy chế rõ ràng và hồ sơ chuẩn mực sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ giữ chân nhân viên mà còn nâng cao uy tín đối với các đối tác bên ngoài.

1. Cách tính lương tháng 13 và ý nghĩa đối với doanh nghiệp

1.1. Tại sao lương tháng 13 lại cần thiết?

Lương tháng 13 là một khoản thưởng khuyến khích nhằm tri ân người lao động sau một năm gắn bó, đồng thời tạo động lực để họ tiếp tục cống hiến. Đây cũng là một công cụ cạnh tranh trong tuyển dụng nhân sự, đặc biệt với các ngành nghề có tính chất dịch vụ và sản xuất.

1.2. Cách tính lương tháng 13 trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tham khảo cách tính lương tháng 13 theo nhiều phương án:

Tính theo lương bình quân 12 tháng.
Tính theo lương tháng thực tế trước kỳ thưởng.
Tính theo tỷ lệ ngày công thực tế làm việc trong năm.

1.3. Lưu ý khi áp dụng lương tháng 13

Cần quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước tập thể.
Đảm bảo tính công bằng giữa các bộ phận.
Tránh nhầm lẫn giữa lương tháng 13 và thưởng Tết theo thành tích.

2. Xây dựng thang bảng lương và hệ thống lương hiện đại

2.1. Tầm quan trọng của thang bảng lương

Thang bảng lương là nền tảng để doanh nghiệp quản lý quỹ lương, đảm bảo công bằng trong nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật.

2.2. Cách làm thang bảng lương của doanh nghiệp

Để thiết lập chuẩn, nhân sự có thể tham khảo cách làm thang bảng lương của doanh nghiệp gồm các bước:

Phân tích công việc và nhóm vị trí.
Định giá công việc theo tiêu chí kỹ năng, trách nhiệm và điều kiện.
Xác định bậc lương và khoảng cách lương hợp lý.

2.3. Hệ thống lương 3P – xu hướng quản trị mới

Một trong những xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay là cách xây dựng lương 3P, dựa trên 3 yếu tố:

P1 – Position: Lương theo vị trí.
P2 – Person: Lương theo năng lực cá nhân.
P3 – Performance: Lương theo hiệu quả công việc.

2.4. Lợi ích khi áp dụng lương 3P

Nâng cao tính minh bạch, công bằng.
Gắn liền thu nhập với hiệu quả công việc.
Tạo động lực phát triển năng lực nhân viên.

3. Quy chế lương thưởng và chứng từ quản lý nhân sự

3.1. Mẫu quy chế lương thưởng mới nhất

Doanh nghiệp cần ban hành mẫu quy chế lương thưởng mới nhất để làm căn cứ áp dụng thống nhất. Quy chế này thường quy định:

Hình thức và chu kỳ trả lương.
Chính sách thưởng định kỳ, thưởng đột xuất.
Điều kiện và tiêu chí xét thưởng.

3.2. Mẫu xác nhận lương file Word

Khi nhân viên cần chứng minh thu nhập để vay vốn, làm hồ sơ định cư hoặc các thủ tục hành chính khác, doanh nghiệp sẽ cung cấp mẫu xác nhận lương file Word. Mẫu này giúp minh chứng thu nhập rõ ràng, dễ dàng chỉnh sửa và phù hợp với nhiều mục đích.

3.3. Quản lý hồ sơ lương và chứng từ đi kèm

Lập bảng chấm công và bảng lương hàng tháng.
Lưu trữ phiếu lương và quyết định thưởng.
Đảm bảo hồ sơ minh bạch để phục vụ kiểm toán, thanh tra.

Việc tính lương tháng 13, xây dựng thang bảng lương, áp dụng hệ thống 3P và ban hành quy chế lương thưởng đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Nếu quản lý thủ công, doanh nghiệp dễ gặp sai sót và mất nhiều thời gian.

Phần mềm quản lý nhân sự Lạc Việt SureHCS C&B chính là giải pháp toàn diện, giúp tự động hóa quy trình tính lương, quản lý phúc lợi và ban hành chính sách lương thưởng rõ ràng. Với công cụ này, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản trị, tối ưu nguồn lực và gia tăng sự hài lòng của nhân viên.

‍

Bài viết cùng chủ đề:

Lạc Việt