Các chứng từ kế toán bắt buộc trong hoạt động nhập khẩu doanh nghiệp

December 24, 2025

Trong hoạt động nhập khẩu, chứng từ không chỉ là căn cứ pháp lý để thông quan hàng hóa mà còn là “xương sống” của toàn bộ công tác kế toán và thuế. Mọi nghiệp vụ ghi nhận chi phí, giá vốn hay nghĩa vụ thuế đều phải dựa trên hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp lệ và nhất quán. Thực tế cho thấy, rất nhiều rủi ro về thuế và sai lệch số liệu kế toán bắt nguồn từ việc thiếu hoặc sử dụng sai chứng từ trong quá trình nhập khẩu.

1. Nhóm chứng từ thương mại quốc tế

1.1. Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, packing list

Nhóm chứng từ thương mại quốc tế là nền tảng đầu tiên của nghiệp vụ nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương thể hiện các điều khoản mua bán, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên. Hóa đơn thương mại và packing list cung cấp thông tin chi tiết về giá trị hàng hóa, số lượng, chủng loại, quy cách đóng gói.

Đối với kế toán, các chứng từ này là căn cứ để xác định giá mua hàng nhập khẩu và đối tượng công nợ phải trả. Việc kiểm tra sự nhất quán giữa hợp đồng, hóa đơn và packing list là bước bắt buộc trước khi thực hiện ghi nhận kế toán, nhằm tránh rủi ro sai lệch giá trị hàng hóa.

1.2. Vai trò của chứng từ thương mại trong ghi nhận kế toán

Từ góc độ nghiệp vụ, chứng từ thương mại là cơ sở để thực hiện hạch toán thuế gtgt hàng nhập khẩu cũng như ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho. Nếu thông tin trên hóa đơn thương mại không đầy đủ hoặc không phù hợp với thực tế giao nhận, kế toán sẽ gặp khó khăn khi đối chiếu với chứng từ hải quan và thuế.

Việc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và kiểm tra chứng từ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị điều chỉnh giá trị tính thuế hoặc bị loại chi phí khi quyết toán.

2. Nhóm chứng từ hải quan và thuế

2.1. Tờ khai hải quan và các khoản thuế phát sinh

Tờ khai hải quan là chứng từ trung tâm trong toàn bộ hồ sơ nhập khẩu. Trên tờ khai thể hiện đầy đủ thông tin về trị giá tính thuế, thuế suất, số thuế phải nộp và các khoản nghĩa vụ tài chính khác. Đây là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

Từ tờ khai hải quan, kế toán xác định được thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu và các khoản phí liên quan. Việc nắm rõ cách hạch toán thuế nhập khẩu dựa trên tờ khai giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng chi phí, đồng thời đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế theo quy định.

2.2. Mối liên hệ giữa chứng từ và nghĩa vụ tài chính

Chứng từ hải quan và thuế không tồn tại độc lập mà có mối liên hệ chặt chẽ với chứng từ thương mại. Bất kỳ sự sai lệch nào giữa các nhóm chứng từ này đều có thể dẫn đến việc cơ quan hải quan điều chỉnh trị giá tính thuế hoặc truy thu thuế.

Do đó, kế toán cần thường xuyên đối chiếu giữa tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và chứng từ nộp thuế để đảm bảo tính thống nhất của hồ sơ kế toán nhập khẩu.

3. Lưu trữ và đối soát chứng từ kế toán nhập khẩu

3.1. Rủi ro khi thiếu hoặc sai chứng từ

Thiếu chứng từ hoặc sử dụng chứng từ không hợp lệ là một trong những rủi ro lớn nhất trong kế toán nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế, không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan quản lý.

Ngoài ra, việc lưu trữ chứng từ rời rạc, không theo lô hàng hoặc hợp đồng nhập khẩu sẽ khiến công tác kiểm tra, đối chiếu trở nên phức tạp, đặc biệt với doanh nghiệp có tần suất nhập khẩu cao.

3.2. Giải pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ và đối soát chứng từ khoa học, gắn chứng từ với từng lô hàng, từng hợp đồng nhập khẩu cụ thể. Việc phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận mua hàng, logistics và kế toán cũng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý chứng từ.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý chứng từ và nghiệp vụ kế toán là xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn dữ liệu và nâng cao tính minh bạch.

4. Quản lý chứng từ kế toán nhập khẩu hiệu quả với phần mềm kế toán LV-DX Accounting

Chứng từ kế toán là nền tảng quan trọng quyết định tính chính xác và hợp pháp của toàn bộ nghiệp vụ nhập khẩu. Việc hiểu rõ vai trò của từng nhóm chứng từ và quản lý chặt chẽ từ khâu phát sinh đến lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị chi phí nhập khẩu.

Trong thực tiễn, để quản lý đồng bộ chứng từ, nghiệp vụ nhập khẩu và hạch toán thuế trên cùng một hệ thống, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm kế toán LV-DX Accounting. Giải pháp này hỗ trợ quản lý xuyên suốt từ mua hàng, nhập khẩu, thuế đến báo cáo tài chính, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và đảm bảo số liệu chính xác. Thông tin chi tiết xem tại: https://lacviet.vn/lv-dx-accounting/.

Bài viết cùng chủ đề:

‍

Lạc Việt